こんにちは。
コミュニケーション・スピーチトレーナーの加藤あやです☆
相手に分かりやすく説明するための基礎的テクニックとは？
‘説明’する場面、多々ありますよね。
報連相、プレゼンテーション、営業、商談…etc。挙げればキリがありません。
仕事以外でも状況を説明したり状態を説明したり。
「説明してよ！」と相手から迫られた方もいらっしゃるかもしれませんね(笑)。
説明がどうも苦手…という方に、これだけは押さえておきましょう！
というPOINTをいくつかお伝えします。
① 主語を明確にする
② 1文の量は少なく
③ 結論を先に言う
④ ストーリーとして話す
① 主語を明確にする
本当に多い！実に多い！ウンザリするくらい多い！主語が抜けている人💦
「それはどなたのことですか？」「誰が？」
という質問をする場面はいつまで経っても減りません。
話をしている本人の頭の中では ‘主語が誰か’ は分かり切っていること。
ですが、それを相手が分かっていると思ったら大間違い。
自分と相手の頭の中は違います。理解度も知識の量も何もかも。
常にそれを頭に入れて説明するようにしましょう。
② 1文の量は少なく
「先日のA社に提案した案件についてなんですが、
担当の田中さんがおっしゃるには今月中は厳しいのでは？という話でしたが
鈴木課長に相談してみたところ今月中に必ず、ということだったんですが
今月中ですとB社との兼ね合いもありまして難しいような気がして、
佐藤さんも今月中はねぇ～と渋い顔をされていたんですが…」
…いつまで続くか分からない話。
何を言いたいのか ‘説明’ 出来ていません。
思いついたことをただ話しているだけ、という印象を受けますよね。
ダラダラと長文を話す＝整理できていない＝自分も相手も理解できない、んです。
「先日A社に提案した案件についてご説明します。
担当の田中さんとうちの佐藤さんは今月中は厳しいとの判断、
鈴木課長は今月中に必ずとの判断です。
私は今月中ですとB社との兼ね合いもありまして難しいような気がします。」
どうでしょう？だいぶスッキリしませんか？
『～ですが』の連呼は話を伝わりにくくする要因。
多様しないように注意しましょう。
③ 結論を先に言う
④ ストーリーとして話す
結論を先に言う→ストーリーを順序立てて話す、
が分かりやすい説明だと私は思います。
「私の意見は○○です」「まずお伝えしたいのは○○です」「結論は○○です」
などのように。
全体を先に言うことで、聞いている人はまずそれを受け止めます。
その後1から順に説明したり過去から順に時系列で説明したりすることで
具体的で分かりやすい説明ができます。
ごくごく当たり前で基礎的なテクニックですが
頭で分かっている・理解しているのと実際に出来るのとでは、隔たりがあります。
プラス、①～④が出来ていても
相手の目を全く見ない
声がモゴモゴしていて聞き取りにくい
などの状態ですと、説明をする相手の受け取り方も随分違ってきます。
自分がどんな表情をしてどんな声を発して、どんな様子で説明しているのか？
冷静に俯瞰できればアナタの【説明力】もレベルアップするかもしれません 😀
昨日は新大阪駅のDEAN&DELUCAでお茶をしました☕
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次回もお楽しみに。